E-Mail-Management - Lassen Sie nicht E-Mail für Ihr Leben

Wenn Sie alles wie ich sind, sind Sie mit E-Mail bombardiert. Insbesondere erhalten Sie Nachrichten von Clients, Spammer, Freunde, Familie und Vereine oder Gruppen, von denen Sie Mitglied sind. Ohne die richtige Vorbereitung für eine solche enorme Menge an E-Mail, finden Sie vielleicht selbst Schwimmen im E-Mail. E-Mail wurde geschaffen, um ein Werkzeug zu sparen Sie Zeit sein, aber wenn Sie nicht finden können, eine effektive Möglichkeit, es zu organisieren, werden Sie ganz sicher sein, Zeit zu verlieren, um es statt der Zeitgewinn von ihm. Im Folgenden sind einige Ideen, die Ihnen helfen, Ihre E-Mail-Programm, um Zeit zu sparen wird:

* Wenn Ihre E-Mail-Spam-Filter nicht tun, ist einen guten Job fangen unerwünschte E-Mails, überprüfen Sie die Einstellungen. In der Regel in Ihrem E-Mail-Optionen, wird es Junk-E-Mail-Einstellungen sein. Stellen Sie den Schutz auf eine höhere Ebene. Dies sollte sich um zumindest ein wenig mehr der unerwünschten Spam zu nehmen. Wenn Sie Ihre E-Mail-Set auf ein hohes Niveau haben bereits und werden noch viel Spam erhalten, erwägen, Spam-Blocker-Software. Googlen "Stop Spam" oder "Spam-Blocker" wird Ihnen eine große Liste von Optionen, von denen wählen.

* Erwägen Sie, einen Autoresponder. Ein Autoresponder verarbeiten kann viel allgemeine Fragen, die Sie erhalten in regelmäßigen Abständen. Alles, was Sie tun müssen ist, richtete ihn auf einmal und Ihre Nachricht (en) gehen können Hunderte oder sogar Tausende von Malen. Autoresponder sind auch bei großem Umsatz, so zu sprechen. Sie machen die ganze Arbeit für Sie. Wenn jemand in Ihrer Liste entscheidet, können Sie Ihre Autoresponder einrichten, um eine Reihe von Nachrichten in einer bestimmten Reihenfolge zu senden in festgelegten Intervallen.

* Speichern häufig gesendeten E-Mails als Signatur. Unterschriften haben nicht nur die tatsächlichen Unterschriften sein. Sie können ganze E-Mails als Signatur speichern und benennen Sie diese entsprechend. Zum Beispiel, wenn Sie Follow-up häufig mit Personen, die Sie bei Ihrer örtlichen Industrie-und Handelskammer Sitzungen getroffen haben, könnten Sie Ihre Signatur Titel "Follow-up" und speichern Sie eine Meldung wie:

"Sehr geehrter Herr X,

Es war so eine Freude, Sie auf der letzten Sitzung Kammer zu treffen. Ich hoffe, dass wir eine Chance, wieder zu sprechen an haben ... "

Natürlich müsste man Details wie den Namen der E-Mail an gerichtet ist, zusammen mit anderen genauere Informationen zu ändern, aber die Vorlage wird innerhalb von wenigen Mausklicks bereit.

* Lesen und beantworten in festgelegten Intervallen im Laufe des Tages per E-Mail. Überprüfen Sie Ihre E-Mail-Nachrichten als im kommen ist definitiv ein häufiger Fehler, dass die Menschen zu machen. Stoppen der Arbeit tun Sie, um E-Mails abzurufen sind, ist äußerst ineffizient. Ihre Aufgaben nehmen viel mehr Zeit in Anspruch, wenn sie unterliegen einer ständigen Unterbrechungen sind. Stellen Sie eine wiederkehrende Erinnerung an Ihre E-Mail E-Mail-Kalender zu 4 mal pro Tag zu überprüfen. Nur zu überprüfen und reagieren, wenn Sie geplant sind, dies zu tun.

* Trennen Sie Ihre E-Mail in Ordnern. Wie organisieren Sie Ihre Dokumente in Ordnern auf Ihrem Computer, so sollten Sie mit Ihrer E-Mail. Ein gutes Organisationssystem wird es viel leichter zu finden, was Sie, wenn Sie es brauchen. Sie können auch Regeln aufstellen, in einigen Programmen, so dass Ihre E-Mail automatisch sortiert wird, wie es ankommt.

* Farbcode Ihre E-Mail. Einige E-Mail-Programme wie MS Outlook können Sie Farbcode Ihre E-Mail auf bestimmte Kriterien, wie es ist, die aus oder die Betreffzeile der Nachricht basieren. Auf diese Weise können Sie leichter zwischen wichtigen und unbedeutenden E-Mails zu unterscheiden. Zum Beispiel, wenn Sie Farbcode alle Ihre Client-E-Mails in rot, dann werden Sie leicht in der Lage, sie in einem Meer von E-Mail zu sehen.

E-Mail ist ein großes Werkzeug, wenn es richtig eingesetzt wird. Wenn es nicht ist, kann sie haben einen sehr negativen Einfluss auf Ihr Zeitmanagement. Indem wir lernen, sogar ein paar von diesen einfachen Schritten implementieren, können Sie eine effizientere E-Mail-Benutzer zu werden und aufhören, Zeit zu verlieren, um eine Technologie, die Dir helfen sollen zu sparen wurde.